L’università di Verona è stata tra le più veloci a recepire la normativa sulla dematerializzazione degli atti, mettendo a punto un sistema che oggi funziona perfettamente. Una messa a punto così rapida ed efficace da diventare case study da parte di altri atenei. L’università di Padova è già venuta a Verona per fare formazione e il 12 maggio sarà la volta dello Iulm di Milano.
In base a quanto disposto dalla normativa in vigore in materia di Pubblica Amministrazione, in particolare nel codice dell’Amministrazione digitale (legge 82/2005 e successive modificazioni) “gli atti formati dalle pubbliche amministrazioni con strumenti informatici, nonché i dati e i documenti informatici detenuti dalle stesse, costituiscono informazione primaria ed originale”.
L’Università di Verona già da un anno produce documenti nativi digitali redatti, approvati, modificati, firmati digitalmente e protocollati integralmente in modalità digitale attraverso il Sistema di Protocollo Informatico Titulus, senza che il documento informatico sottoposto a firma assuma mai la forma di “documento cartaceo”.
Lo studio di fattibilità condotto dall’ateneo di Verona finalizzato alla messa a punto di metodi e strumenti di dematerializzazione degli atti efficaci ha fatto diventare l'università case study da parte di altri atenei.
Il tema della dematerializzazione dei documenti prodotti nell’ambito dell’attività della Pubblica amministrazione è al centro dell’azione di riforma della PA ormai da diverso tempo, essendo già previsto dal Codice dell’amministrazione digitale nel 2005. Gli obiettivi della dematerializzazione sono due: da una parte si adottano criteri ridurre in maniera significativa la creazione di nuovi documenti cartacei, dall’altra si punta ad eliminare progressivamente i documenti cartacei attualmente esistenti negli archivi, sostituendoli con opportune registrazioni informatiche.
Non meno importante è poi l’aspetto della conservazione nel tempo di tali documenti informatici, attraverso opportuni strumenti.
Già dal 2016, grazie all’utilizzo del sistema di gestione dei documenti Titulus, l'università di Verona è in grado di produrre in modalità digitale tutti i documenti sottoscritti con firma digitale, ma la strada per giungere ad una dematerializzazione completa dell’attività della PA è ancora in divenire e si inserisce in un percorso già avviato da anni dal nostro ateneo e che vede per il momento quali attori principali il personale della direzione Risorse umane, della direzione Studenti e della direzione Finanza.
09.05.2017
